COVID-19-gerechter Arbeitsplatz
Da uns das Thema Corona, bzw. COVID 19 noch einige Zeit zu begleiten scheint, beschäftigen sich derzeit viele unserer Kunden mit den unternehmenseigenen Hygienekonzepten und der Umsetzung staatlich vorgeschriebener Vorgaben hinsichtlich des Infektionsschutzes.
Ob es nun sinnvoll ist oder nicht, entscheidet natürlich jeder Arbeitsgeber für sich. Was dennoch bleibt, sind die gesetzlichen Vorgaben und die Tatsache, dass verunsicherte Mitarbeiter, besonders jene, die Risikogruppen angehören, sich mitunter vor einer Infektion fürchten.
Ohne diese Sorgen fällt das Arbeiten weitaus leichter und gerade jetzt sollte sich jeder Mitarbeiter mit voller Kraft auf das Kerngeschäft konzentrieren, um den Shutdown aufzufangen, so der Tenor vieler unserer Kunden.
Heute möchten wir auf zwei Bereiche eingehen, in denen wir vielleicht ein wenig informieren und Erfahrungen weitergeben können.
Punkt 1:
Oberflächendesinfektion
Auch wenn von Virologen noch nicht abschließend geklärt ist, wie relevant die Oberflächendesinfektion in der Vorbeugung der Verbreitung von Infektionen mit dem Corona-Virus ist, so ist es nach aktuellem Kenntnisstand weit wahrscheinlicher, SARS-CoV-2 durch Aerosol oder Tröpfcheninfektion zu übertragen, als eine Verbreitung über Oberflächen wie Türklingen, Kaffeemaschinen, Arbeitsplatten, Tastaturen, Einkaufswagen oder eben die Bedienoberflächen von Multifunktionssystemen. Dennoch empfiehlt es sich, diesen Bereich in der Erstellung eines Hygienekonzeptes zu berücksichtigen, damit Ihre Mitarbeiter die Multifunktionssysteme vorbehaltlos weiterhin in vollem Umfang nutzen können.
Die regelmäßige Reinigung und Desinfektion von Kontaktoberflächen, die häufig und von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden, war schon immer eine gute Sache. In Bezug auf das Coronavirus sind einige Dinge mehr zu beachten, um das Risiko einer Ansteckung zu reduzieren. Auszuschließen ist sie damit zwar nicht, jedoch sind wir zuversichtlich, dass man durch die Einhaltung der in der PDF aufgeführten Richtlinien dazu beigetragen kann, das Infektionsrisiko zu verringern.
Unser Partner TOSHIBA hat unlängst eine Reinigungsanleitung für Multifunktionssysteme und Etikettendrucker veröffentlicht, die sich nicht explizit auf Covid 19 bezog, sondern allgemeine Reinigungsempfehlungen für solche Systeme beinhaltet. Coronaviren sind behüllte Viren, daher sollte ein Mittel genutzt werden, das eine nachgewiesene Wirksamkeit gegen solche Viren enthält. Diese sind als „begrenzt Viruzid PLUS“ oder „Viruzid“ gekennzeichnet. Auf der Homepage des RKI ist eine Liste mit geprüften und anerkannten Desinfektionsmitteln und -verfahren veröffentlicht. Aus Brandschutzgründen ist die Verwendung von alkoholbasierten Produkten für Multifunktionssysteme nicht empfehlenswert. Diese sollten auf die Anwendung auf kleinen Flächen beschränkt werden.
Punkt 2:
Stifte
Eine weitere Idee ist die Verwendung eines Stiftes zur Bedienung der Multifunktionssysteme. Ein sogenannter Touchscreen-Pen, Tablet-Pen oder Eingabestift kommt mit einer leitfähigen Gummispitze auf der Oberseite daher, mit der die Mitarbeiter Touchpanels bedienen können. Aber nicht nur die Touchscreens der Kopierer können damit bedient werden, sondern auch Kaffeemaschinen, Parkschein- und Fahrkartenautomaten, Kartenlesegeräte und Bankterminals.
Punkt 3:
Kontaktloses Drucken
Die Abstandsregel von aktuell 1,5 Metern gilt auch in Büroräumen. Daher kann es sinnvoll sein, die Laufwege der Mitarbeiter so kurz wie möglich zu halten. Werden statt Arbeitsplatzsystemen Insellösungen oder Abteilungsdrucker zum Drucken und Kopieren genutzt, so kommt es auf den Laufwegen unweigerlich zu Kontakt. Werden zentrale Systeme eingesetzt, ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter nicht wegen jeder einzelnen ausgedruckten Seite direkt zum Drucker oder Kopierer laufen müssen.
Es gibt Follow-me-Print-Solutions, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ausdrucke über den Tag verteilt zu sammeln und beim Gang an einen beliebigen Kopierer gebündelt auszudrucken und abzuholen. Zur Authentifizierung dient hier meist eine Chipkarte eigens für den Kopierer oder die Zugangskarten oder Türöffner der Mitarbeiter, falls vorhanden. Setzen Sie Druckausgabesysteme unterschiedlicher Hersteller ein, so ist beispielsweise der Einsatz von PaperCut geeignet, diese auf dem Server zu bündeln. Von dort aus können die Druckaufträge der jeweiligen Mitarbeiter nach Authentifizierung an einem beliebigen Gerät, unabhängig vom Hersteller, abgerufen und ausgegeben werden.
Auch wir führen PaperCut in unserer Produktpalette, und da viele unserer Kunden diese bereits vor der Corona Pandemie genutzt haben, können wir die unkomplizierte und sichere Integration der Software sehr empfehlen. Gerade für diese Hygienekonzepte bringt die Software einen besonderen Vorteil mit. Authentifizieren sich die Mitarbeiter am Gerät, so muss meist über das Touchpanel, unter „Druckfreigabe“ aus den gesammelten Druckjobs der zu druckende Job ausgewählt werden. PaperCut hat ursprünglich für Anwender mit Behinderung, die den LCD-Bildschirms nicht sehen oder erreichen können, eine behindertengerechte Funktion in die Software integriert. Dieser „Auto-Release“-Modus kann aktiviert werden, wodurch nach Authentifizierung automatisch alle gesammelten Druckjobs ausgegeben werden. Das spart Zeit und reduziert das Berühren der Geräte, wodurch das Infektionsrisiko weiter reduziert wird. Viele Hersteller von Multifunktionssystemen bieten diese Funktionalität bereits standardmäßig an. Oft besteht auch die Möglichkeit, die Verbleibdauer der Dokumente auf dem Server einzustellen. Meist ist es sinnvoll, nicht abgeholte Dokumente nach drei Tagen automatisch zu löschen.
Eine weitere Software, die den gleichen Vorteil bietet, ist die TOSHIBA e-Follow-Lösung. Diese Software bietet im Grunde die gleichen Vorteile wie PaperCut, funktioniert aber nur auf original TOSHIBA-Systemen. Achtung, da TOSHIBA im DIN A4-Bereich auf Lexmark OEM-Produkte zurückgreift, funktioniert diese auch dann nicht, wenn alle Systeme mit TOSHIBA gelabelt sind. Informieren Sie sich bei uns, ob die eingesetzten TOSHIBA-Systeme mit der e-Follow-Software gesteuert werden können. Ist dies der Fall, sollten Sie auch die Software aus dem Hause TOSHIBA zu nutzen, da sie viele weitere Einstell- und Einsatzmöglichkeiten bietet, die ein herstellerunabhängiger Druckservice nicht abbilden kann.
Kommt es häufig vor, dass mobiles Printing genutzt wird, sprich das Drucken von Tablets und Smartphones über iOS und Android, so liefert die Software e-Bridge Print & Capture eine Lösung. Mit dieser App können Dokumente gedruckt werden, die entweder lokal auf einem mobilen Gerät, auf einem freigegebenen Server oder auf einem Cloud-Laufwerk, wie Dropbox, Google Drive, Box oder Microsoft OneDrive, liegen. Auch besteht die Möglichkeit, Emails oder Webseiten direkt über mobile Geräte zu drucken. Das Dokument muss lediglich in jpg- oder pdf-Format vorliegen, wenn e-Bridge Print & Capture genutzt wird.
Zu beachten ist, dass die Authentifizierung bei all den oben aufgeführten Lösungen durch einen NFC fähigen Kartenleser erfolgen sollte, um eben den Kontakt zum Bedienfeld zu vermeiden. Zwar bieten gerade mitgelieferte Systeme die Möglichkeit der Authentifizierung über einen Code bzw. Abteilungscode, jedoch birgt dies keinen Vorteil hinsichtlich eines Hygienekonzeptes zum COVID-19-gerechten Arbeitsplatz.
Punkt 4:
Remote Bedienerführung
Viele Hersteller, darunter TOSHIBA, bieten die Möglichkeit der Remote Bedienerführung. Dies war auch vor Corona eine Standardfunktion, kann aber in diesem Zusammenhang gute Dienste leisten. Alle Systeme, die nach 2008 entwickelt wurden, sind auf der e-Bridge-Technologie aufgebaut und verfügen über eine ursprünglich zu Servicezwecken entwickelte Funktion. Diese ermöglicht das Spiegeln des Display eines Kopierers auf dem Gerät des Nutzers. So kann der Kopierer vom Arbeitsplatz oder von mobilen Geräten aus angesteuert und bedient werden. Dies funktioniert aber nur auf original TOSHIBA-Systemen der e-Bridge-Generation. Aktuell ist diese Technologie nur in DIN A3 Kopierern verbaut, informieren Sie sich gern bei uns, ob die eingesetzten TOSHIBA-Systeme der e-Bridge-Serie entspringen.
Hierfür muss die Remote Benutzerführung vom Systemadministrator in TopAccess aktiviert werden. Es wird ein Passwort festgelegt, das für die Verbindung zu den jeweiligen Multifunktionssystemen angefordert wird. Ist diese Funktion aktiviert, müssen die Anwender einen VNC (Virtual Network Computing) -Client auf dem zu nutzenden Smartphone, Tablet, Laptop oder PC installieren, die in verschiedenen App Stores erhältlich sind.
Nach der Installation des VNC-Client wird die IP-Adresse und das vom Systemadministrator vergebene Passwort abgefragt. Nach erfolgreicher Eingabe beider Parameter wird das Bedienfeld des Multifunktionssystems auf dem System des Anwenders angezeigt, sogar inklusive der Hardkeys. Nun kann das MFP vom Smartphone, dem Laptop, dem PC oder dem Tablet aus bedient werden.
Die Remote Bedienerführung kann in der Tat recht praktisch sein. Zu beachten ist jedoch, dass nur ein Remote-Benutzer unterstützt wird. Ein zweiter und dritter Benutzer kann sich zwar anmelden, nutzt der erste Bediener allerdings das Touchpanel, werden alle anderen Verbindungen automatisch getrennt. Daher müssen Benutzer sehr genau darauf achten, sich nach Abschluss der Remote-Sitzung ordnungsgemäß abzumelden. Auch Nutzer, die direkt vor dem Multifunktionssystem stehen, haben Vorrang. Im Display wird nicht angezeigt, dass eine Remote-Verbindung besteht. Bei Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sollte das nach einer entsprechenden Unterweisung aber kein Problem darstellen
Um in Zeiten von Corona die Arbeitswege so gering wie möglich zu halten und zu vermeiden, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig an einem System stehen oder durch die Flure laufen, kann diese Funktion Verwendung finden. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass potenzielle Sicherheitsrisiken bestehen, die dem Mehrwert gegenübergestellt werden müssen. So sieht ein Benutzer, der Remote angemeldet ist, jede einzelne Aktion und jeden Tastendruck, den ein am Multifunktionssystem befindlicher Benutzer ausführt. Dies beinhaltet auch die Eingabe von vertraulichen Druckausgabe-Codes und Passwörtern. Stellt dies kein Problem dar, kann diese Funktion in das Hygienekonzept aufgenommen werden.
Punkt 5:
Kontaktloses Scannen
Die zuvor erwähnte Lösung der Bedienung von Multifunktionssystemen mit einem Stift, um die Berührung von Systemen zu vermeiden oder zu reduzieren, funktioniert natürlich auch für das kontaktlose Scannen. Auch diverse Softwarelösungen, wie das oben aufgeführte Print and Capture, ermöglichen das Scannen und Archivieren, ohne zu lange vor dem System selbst zu stehen und so die Kontakte zu anderen Mitarbeitern weitestgehend zu reduzieren.
Grundsätzlich kann auch die Funktion der Remote Bedienerführung hierfür verwendet werden. Da aber ohnehin das zu scannende Dokument am Multifunktionssystem selbst angelegt werden muss, ist dies im Arbeitsalltag wohl eher in Verbindung mit einem Tablet oder einem Smartphone umsetzbar.
Was aber durchaus gute Dienste leisten kann, ist das Scannen von Ihrer Windows-Workstation aus. Hier würde man den Scan entweder über DPWS (Geräteprofil für Webdienste) oder über TWAIN-Scan starten. TWAIN erfordert die Installation eines TWAIN-Treibers. Die meisten Hersteller bieten eigene TWAIN-Treiber zu den jeweiligen Systemen an, die auf dem Client-PC der Anwender installiert werden können. Mit einer TWAIN-kompatiblen Anwendung können Dokumente, die in den Einzug oder auf das Vorlagenglas des Kopierers gelegt wurden, vom Nutzer-PC aus gescannt werden. Auch diverse Einstellungen, wie die Auflösung, das doppelseitige Scannen, Drehen von Dokumenten, Farbeinstellungen, Scanbereiche, etc. können so vom PC aus vorgenommen werden. Diese Funktion ist an den Standorten sinnvoll, an denen das Multifunktionssystem in erreichbarer Nähe zu den jeweiligen Mitarbeitern steht.
DPWS funktioniert im Grunde genauso, hier muss allerdings kein Treiber auf dem Arbeitsplatz-PC installiert werden. Wir beraten Sie gern, welche dieser Funktionen mit Ihrem System umsetzbar und sinnvoll sind, um Aufwand und Nutzen in dem Hygienekonzept in Einklang zu bringen.
Punkt 6:
Was wir tun können
Wir haben in unserem Team Maßnahmen entwickelt, um unsere Kunden in der Einhaltung der gesetzlichen Abstandsregeln und Hygienevorschriften bestmöglich zu unterstützen. Selbstverständlich sind alle unsere Techniker und Außendienstmitarbeiter mit den gesetzlichen Regelungen und Empfehlungen des RKI vertraut und halten diese entsprechend ein.
Ausstattungen wie Mund-Nasen-Schutz und Desinfektionsmittel sind für uns ebenso selbstverständlich wie das Einhalten der Hygieneetikette.
Servceeinsätze
Nicht jeder Fehler erfordert die Anwesenheit eines Technikers vor Ort. Wir setzen aktuell, wenn dies vom Kunden gewünscht wird, eine Remote-Verbindung ein, um diverse Fehler aus der Ferne und damit übrigens auch so zeitnah wie möglich beheben zu können. Manche Treiberfragen, Einstellungsprobleme etc. können so schnell und kontaktlos behoben werden.
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Planung des Covid-19-gerechten Arbeitsplatzes
Zuletzt möchten wir Ihnen anbieten, Sie in diesem Thema eingehend zu beraten. Unsere Mitarbeiter sind bestens ausgebildet und mit gängigen Empfehlungen vertraut, um jedes Unternehmen umfassend zu Arbeitsplatzrichtlinien und Möglichkeiten der Stellplatzoptimierung zu beraten. Dies tun wir mit einer Software, die es uns ermöglicht, Raumpläne unserer Kunden zu vermessen, einzuspielen und zu planen hinsichtlich Druckkostenanalysen, Laufwegeoptimierungen und Standortrestrukturierungen – und das bereits seit Jahren. So können wir genau berechnen, wie viele Mitarbeiter sich in einem Raum aufhalten dürfen, wo eine „Einbahnstraße“ eingerichtet werden sollte, wo Multifunktionssysteme aufgestellt werden können, wo Insellösungen sinnvoll sind und wo die Laufwege dem Covid 19-gerechten Arbeitsplatz entsprechen.
Fazit
SARS-CoV-2 stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen – finanzieller und menschlicher Natur. Es gibt viele Möglichkeiten, kleine Stellschrauben zu drehen, um die gesetzlichen Vorgaben im Unternehmen einzuhalten und den Mitarbeitern mit der Berücksichtigung der Empfehlungen des RKI ein beruhigendes Gefühl zu vermitteln. Das Desinfizieren von Gegenständen verursacht Kosten, ebenso die Anschaffung spezieller Stifte.
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